Em conversa com Toni Duran – Grand Hotel Son Net.
12 de agosto, 2016
Em uma revisão rotineira dos indicadores de gestão de nossos clientes (hotéis e restaurantes) nos chamou a atenção um hotel que destacava notavelmente a utilização intensiva do gestor de tarefas online.
Nós acreditávamos firmemente na utilidade de uma aplicativo que ajudará o gerente nos fundamentos da reputação: guarantir a realização de ações corretivas e preventivas, para que haja uma melhora continua real. Também pensávamos que havia campo para a melhora nas comunições internas, mas tínhamos nossas dúvidas: Será funcional na operação de um hotel, como assegurar a mobilidade continua dentro das operações de um hotel
Esse hotel era o Gran Hotel Son Net (Puigpunyent, Mallorca, España) e seu diretor Toni Durán, nos contou sua experiência:
Pergunta: O que a ferramenta de comunição interna trouxe para o hotel?
Toni: Principalmente ter uma visão do que está acontecendo do ponto de vista da operação. Com os avisos que configurados agora eu sei de qualquer lugar, em qualquer momento o que está acontecendo nos andares, na recepção, na manutenção.
P. O novo sistema de comuniação se encaixou bem do ponto de vista da operação?
Toni. Sim, realmente muito bem. Poder abrir uma tarefa com uma foto, ou de forma escrita, a partir do celular é fundamental para um hotel como o nosso. Temos 31 quartos divididos na extensão de 10.000 m2. Gerir qualquer incidente, pedido de troca, ou uma simples comuniação de tarefa com um recado anotado no papel centralizado na recepção para nós era uma ineficiência.
P. E as equipes de trabalho como receberam essa nova forma de comunicação?
Toni. Muito bem, logo mais verão as vantagens. Os responsáveis do departamento brevemente apreciarão a visibilidade e a facilidade de follow-up que esta forma de comunicação lhes dará. Da mesma forma que aconteceu comigo. Eu acredito que agora, em toda a rede, há uma responsabilidade maior pelo simples fato que agora nossas atividades (as que são tratadas pelo este sistema de comunicação) são vistas por todos os implicados, por isso nos dá mais responsabilidade.
P. Quais são os departamentos que mais o utilizam?
Toni. Agora mesmo usam intensivamente na Recepção, Governança e Manutenção. Quero que comece a ser implementado em Alimentos & Bebidas, mas vou passo a passo.
P. E sua equipe o que comenta sobre o novo sistema?
Toni. Estão muito contentes. Todos tem um smartfone, e a a rapidez e controle que o sistema traz evita as incertitudes (se terá que fazer ou se já foi feito), comunicações reiteradas que poderiam ser evitadas.
Tracking assistant e uma ajuda para as comunicações operacionais: permite abrir facilmente uma ação documentadas (texto e ou imagem), definir destinatários da ação e responsáveis mediantes avisos eletrônicos, determinando a prioridade, as datas de encerramento, e tudo isso documentado e traçado para que os funcionários e supervisores possam conhecer o estado das tarefas em qualquer momento.
Agradecemos ao Grand Hotel Son Net e espcialemnte a Toni Duran, o seu tempo que nos há dedicado e seus comentários que nos ajudaram a melhorar o sistema.